Как все успевать и грамотно снизить нагрузку на работе

ЛизаБизнес

Завал на работе

О том, как оптимизировать рабочий процесс и сохранить позитивный настрой, рассказывает Надежда Баушева – профессиональный управленец, наставник и эксперт в сфере личностного роста.

Текст: Мария Минаева

Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причины могут быть разными: отсутствие грамотного планирования, привычка оставлять выполнение задач на последний момент, неумение расставлять приоритеты важности задач, боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи, неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники. Может быть и так, что причиной становятся действия руководителя. Например, неумение грамотно ставить сроки и задачи, а затем распределять их между подчиненными. Также есть ряд начальников, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного работника, скидывая на него все задачи подряд. При этом они часто требуют, чтобы все было выполнено самостоятельно. Такая ситуация может довести ключевых сотрудников до выгорания.

Еще одна причина перегруженности – ограниченность кадрового ресурса. Получается, что круг обязанностей подразделения растет, а штатная численность работников не увеличивается.

Случается и наоборот – когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.

Я устала!

Как понять, что ты перегружена? Прежде всего нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки – возможно, задач стало слишком много.

Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается. Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет. Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то нужно поговорить об этом с руководителем. Важно это сделать сразу, не дожидаясь, пока наступят сроки выполнения задач. Предложи обоснованное решение: по расстановке приоритетности дел, новым реальным срокам или привлечению других работников.

Снижаем нагрузку

1. Используй четкое планирование

Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности. Помочь может один из методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра.

2. Не бойся делегировать

Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции. Для нового человека в компании это нормально – он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, – встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность. Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом – если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.

3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами

Когда загруженность в компании массовая – здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.

4. Снижай нагрузку

Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее честно поговори с руководителем, обозначь риски и последствия от несвоевременного выполнения задач и предложи варианты решения этой проблемы. Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.

5. Попроси помощи у коллег

В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны. Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях. Если же самостоятельно договориться в коллективе нет возможности – обратись к руководству с обозначением конкретных задач, в которых тебе необходима помощь.

Это важно знать: главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа

Как избежать выгорания

Звучит банально, но самое главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа.

Доказано: это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.

Что можно сделать, чтобы переключиться:

  • пройтись по коридору;
  • выйти на улицу и подышать;
  • сделать небольшую разминку;
  • выпить воды или чая.

Важно отойти от рабочего места и не брать в руки телефон, иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться. Важно обратить внимание на ощущения и давать себе время на перерыв, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Не старайся взваливать на себя слишком много и не забывай отдыхать. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не наступит.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Минус 100 кг и новая жизнь Минус 100 кг и новая жизнь

За полтора года блогер Алиса Дубровская похудела более чем на 100 кг

Новый очаг
Мы из будущего Мы из будущего

Кто же такие эти промт-дизайнеры или AI-тренеры?

ТехИнсайдер
Я мечтаю о дочке Я мечтаю о дочке

Певица Зара – о детстве, сыновьях и преимуществах зрелых родителей

Домашний Очаг
Традиции русской мысли о развитии и пространстве Традиции русской мысли о развитии и пространстве

Почему для российской урбанистики важно понимать, что есть живое

Монокль
Стареть в России Стареть в России

Почему в нашей стране все с ужасом думают о старости?

Новый очаг
«Сфера» развлечений «Сфера» развлечений

Летом 2023 года над Лас-Вегасом засветилась Луна и превратилась в огромный глаз

ТехИнсайдер
Евгений Цыганов: «Главная награда — иметь возможность делать то, что хочется» Евгений Цыганов: «Главная награда — иметь возможность делать то, что хочется»

Интервью с Евгением Цыгановым о театре, музыке и нынешнем состоянии нашего кино

СНОБ
Самцы древнейших комаров оказались кровососами Самцы древнейших комаров оказались кровососами

Самцы древнейших комаров питались кровью, как и самки

N+1
Фантастические твари морских глубин. Зачем рыбы-удильщики плавают так, как будто уже умерли Фантастические твари морских глубин. Зачем рыбы-удильщики плавают так, как будто уже умерли

Что мешает глубоководным удильщикам передвигаться обычным способом

СНОБ
Ветроэнергетика: освоение новых территорий Ветроэнергетика: освоение новых территорий

Что произошло с ветроэнергетикой за последнее десятилетие?

Наука и жизнь
Полная гармония Полная гармония

Квартира с яркими цветовыми сочетаниями и оригинальными дизайнерскими приемами

Идеи Вашего Дома
Доход, защищенный в грунте Доход, защищенный в грунте

Инвестиционная привлекательность тепличного овощеводства России в 2023 году

Агроинвестор
Что сделал Си Цзиньпин для Китая: ликвидация нищеты и полеты на Марс Что сделал Си Цзиньпин для Китая: ликвидация нищеты и полеты на Марс

Каких преобразований господин Си добился за годы правления?

ФедералПресс
Появление олдованской культуры удревнили до 3,2-3 миллионов лет назад Появление олдованской культуры удревнили до 3,2-3 миллионов лет назад

Археологи определили, когда появилась олдованская культура

N+1
Голова кругом Голова кругом

Есть ли у сосудов мозга углы

N+1
Орбитальные группировки навигационных спутников Орбитальные группировки навигационных спутников

Какие существуют спутниковые навигационные системы и из чего они состоят

Зеркало Мира
Екатерина Борисова: «BIM — это больше чем проектирование» Екатерина Борисова: «BIM — это больше чем проектирование»

Как BIM-проектирование помогает избежать ошибок в документации и сократить сроки

РБК
Ты «чушпан», а я пацан. О чем сериал «Слово пацана. Кровь на асфальте» Ты «чушпан», а я пацан. О чем сериал «Слово пацана. Кровь на асфальте»

Почему «Слово пацана. Кровь на асфальте» стал таким популярным

Psychologies
Геннадий Хазанов: «Ничто так не разъединяет людей, как юмор» Геннадий Хазанов: «Ничто так не разъединяет людей, как юмор»

Геннадий Хазанов — о юмористических жанрах в советский период и сейчас

Монокль
А мне летать охота: как стать бортпроводником А мне летать охота: как стать бортпроводником

Плюсы и минусы работы бортпроводником

ТехИнсайдер
«Жаль, нам редко позволяют в хулиганить кадре» «Жаль, нам редко позволяют в хулиганить кадре»

Агате Муцениеце есть чем похвалиться перед другими и за что похвалить себя

OK!
Все оттенки красного Все оттенки красного

На экраны врывается «Феррари»

Автопилот
Киборги нашего времени Киборги нашего времени

Реабилитационная наука задает глобальные тренды в медицине и биохакинге

Монокль
Точки роста Точки роста

В 2023 году особенно бурно росли фьючерсы на продовольствие

Монокль
На все четыре стороны На все четыре стороны

Куда отправиться в путешествие за настоящей зимней сказкой?

Добрые советы
Поправили базу Поправили базу

Экономисты дружно ждут замедления ВВП в 2024 году

Монокль
«Плохая девочка», Пугачева под фонк и новый пик Лолиты: как ремейки захватили чарты «Плохая девочка», Пугачева под фонк и новый пик Лолиты: как ремейки захватили чарты

Почему все вдруг пошли делать и слушать ремейки старых песен

Правила жизни
Научная фантастика Поднебесной: с каких книг начать читать Лю Цысиня Научная фантастика Поднебесной: с каких книг начать читать Лю Цысиня

С каких произведений начать знакомиться с великим китайским фантастом Лю Цысинем

ТехИнсайдер
Фаина Рублева: «Картина звездного неба – величайшее в мире зрелище» Фаина Рублева: «Картина звездного неба – величайшее в мире зрелище»

Непростая, но очень интересная история Московского Планетария

Зеркало Мира
«Мы сделали особый акцент на первичном рынке» «Мы сделали особый акцент на первичном рынке»

О новых рыночных реалиях, новых интересах и требованиях инвесторов

Деньги
Открыть в приложении