Как все успевать и грамотно снизить нагрузку на работе

ЛизаБизнес

Завал на работе

О том, как оптимизировать рабочий процесс и сохранить позитивный настрой, рассказывает Надежда Баушева – профессиональный управленец, наставник и эксперт в сфере личностного роста.

Текст: Мария Минаева

Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причины могут быть разными: отсутствие грамотного планирования, привычка оставлять выполнение задач на последний момент, неумение расставлять приоритеты важности задач, боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи, неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники. Может быть и так, что причиной становятся действия руководителя. Например, неумение грамотно ставить сроки и задачи, а затем распределять их между подчиненными. Также есть ряд начальников, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного работника, скидывая на него все задачи подряд. При этом они часто требуют, чтобы все было выполнено самостоятельно. Такая ситуация может довести ключевых сотрудников до выгорания.

Еще одна причина перегруженности – ограниченность кадрового ресурса. Получается, что круг обязанностей подразделения растет, а штатная численность работников не увеличивается.

Случается и наоборот – когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.

Я устала!

Как понять, что ты перегружена? Прежде всего нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки – возможно, задач стало слишком много.

Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается. Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет. Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то нужно поговорить об этом с руководителем. Важно это сделать сразу, не дожидаясь, пока наступят сроки выполнения задач. Предложи обоснованное решение: по расстановке приоритетности дел, новым реальным срокам или привлечению других работников.

Снижаем нагрузку

1. Используй четкое планирование

Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности. Помочь может один из методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра.

2. Не бойся делегировать

Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции. Для нового человека в компании это нормально – он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, – встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность. Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом – если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.

3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами

Когда загруженность в компании массовая – здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.

4. Снижай нагрузку

Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее честно поговори с руководителем, обозначь риски и последствия от несвоевременного выполнения задач и предложи варианты решения этой проблемы. Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.

5. Попроси помощи у коллег

В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны. Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях. Если же самостоятельно договориться в коллективе нет возможности – обратись к руководству с обозначением конкретных задач, в которых тебе необходима помощь.

Это важно знать: главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа

Как избежать выгорания

Звучит банально, но самое главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа.

Доказано: это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.

Что можно сделать, чтобы переключиться:

  • пройтись по коридору;
  • выйти на улицу и подышать;
  • сделать небольшую разминку;
  • выпить воды или чая.

Важно отойти от рабочего места и не брать в руки телефон, иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться. Важно обратить внимание на ощущения и давать себе время на перерыв, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Не старайся взваливать на себя слишком много и не забывай отдыхать. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не наступит.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Когда я выпивала, я становилась классной Когда я выпивала, я становилась классной

Реальные истории для тех, кто хочет оттолкнуться от дна

Новый очаг
«Извините за задержку, я попал в пробку»: какие анекдоты рассказывали заключенные перед смертной казнью «Извините за задержку, я попал в пробку»: какие анекдоты рассказывали заключенные перед смертной казнью

Люди, которые сохраняли спокойствие даже перед смертью, и их шутки

VOICE
Гвоздика Гвоздика

В античной медицине её считали средством, укрепляющим желудок и печень

Здоровье
У мышей может быть способность к самопознанию У мышей может быть способность к самопознанию

Мыши смогли пройти зеркальный тест

ТехИнсайдер
Надо поговорить Надо поговорить

Зачем же искусство small talk нужно современной занятой женщине?

VOICE
Подзарядка батареек Подзарядка батареек

Чтобы повысить энергетический потенциал, прислушайся к нашим советам

Лиза
Здравствуй, дерево! Здравствуй, дерево!

6 удивительных фактов из истории елки и игрушек

Лиза
Властелин цифровой реки Властелин цифровой реки

.В чем секрет успеха Джеффа Безоса

Деньги
Доход, защищенный в грунте Доход, защищенный в грунте

Инвестиционная привлекательность тепличного овощеводства России в 2023 году

Агроинвестор
В центре мира В центре мира

Как ощущается Венеция и есть ли в венецианских буднях время для праздника

Seasons of life
Дом — это другие Дом — это другие

Как Михаэль Ханеке разрушил буржуазный миф о «доме-милом-доме»

Weekend
Русско-японская война и манипуляции памятью Русско-японская война и манипуляции памятью

Как война с Японией прочно вошла героический раздел русской истории

Знание – сила
Свободна как птица Свободна как птица

Как отпустить бывшего и перестать на него злиться: советы психолога

Лиза
Добродетельные матроны Добродетельные матроны

У Цезаря и Антония было немало женщин помимо Клеопатры

Дилетант
Краснодар: станица-мегаполис Краснодар: станица-мегаполис

Население Краснодара растет, и это резко усиливает дефицит инфраструктуры

Монокль
Загадки Третьего рейха Загадки Третьего рейха

Аненербе – самая таинственная организация в новейшей истории человечества

Зеркало Мира
Сильно бездействующие лекарства Сильно бездействующие лекарства

Отказ частных аптек от работы с сильнодействующими препаратами создает проблемы

Монокль
Жизнь других Жизнь других

Почему мы невольно начинаем подстраиваться и как найти «настоящего себя»?

Grazia
«Жаль, нам редко позволяют в хулиганить кадре» «Жаль, нам редко позволяют в хулиганить кадре»

Агате Муцениеце есть чем похвалиться перед другими и за что похвалить себя

OK!
Счастливая история! Японец не разговаривал с женой 20 лет, но они продолжали жить вместе Счастливая история! Японец не разговаривал с женой 20 лет, но они продолжали жить вместе

Почему этот японец не разговаривал со своей женой два десятка лет?

ТехИнсайдер
Могут ли седые волосы снова стать «цветными»: любопытное исследование Могут ли седые волосы снова стать «цветными»: любопытное исследование

Возможно, в будущем нам не придется закрашивать седину

ТехИнсайдер
Новогодняя столица Новогодняя столица

Суздаль отмечает тысячелетний юбилей в статусе столицы Нового года

Лиза
Дух места Дух места

Новая жизнь в старой московской квартире

SALON-Interior
Синдром именинника: почему перед днем рождения нам бывает грустно Синдром именинника: почему перед днем рождения нам бывает грустно

Почему перед днем рождения хочется ото всех закрыться в комнате

ТехИнсайдер
7 неочевидных признаков того, что вас не уважают 7 неочевидных признаков того, что вас не уважают

Признаки того, что ваши слова не имеют никакого веса для других людей

Maxim
Слегка несдержанный Слегка несдержанный

Квартира со сдержанным, но при этом эмоциональным интерьером

Идеи Вашего Дома
Спутник Echostar–24 Спутник Echostar–24

Был осуществлен пуск ракеты-носителя Falcon Heavy со спутником EchoStar–24

Наука и техника
Рынок жилья охлаждают Рынок жилья охлаждают

Правительство ввело ограничения в программы льготной ипотеки

Монокль
Введение в компьютерную вирусологию Введение в компьютерную вирусологию

Изобретение Фредерика Коэна поставило под угрозу главное достижение цивилизации

Наука
Пореволюционная судьба чеховских типажей в повести «Степь» Пореволюционная судьба чеховских типажей в повести «Степь»

Срез русской жизни и движение судеб в повести-путешествии «Степь» А. П. Чехова

Знание – сила
Открыть в приложении