Как все успевать и грамотно снизить нагрузку на работе

ЛизаБизнес

Завал на работе

О том, как оптимизировать рабочий процесс и сохранить позитивный настрой, рассказывает Надежда Баушева – профессиональный управленец, наставник и эксперт в сфере личностного роста.

Текст: Мария Минаева

Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причины могут быть разными: отсутствие грамотного планирования, привычка оставлять выполнение задач на последний момент, неумение расставлять приоритеты важности задач, боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи, неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники. Может быть и так, что причиной становятся действия руководителя. Например, неумение грамотно ставить сроки и задачи, а затем распределять их между подчиненными. Также есть ряд начальников, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного работника, скидывая на него все задачи подряд. При этом они часто требуют, чтобы все было выполнено самостоятельно. Такая ситуация может довести ключевых сотрудников до выгорания.

Еще одна причина перегруженности – ограниченность кадрового ресурса. Получается, что круг обязанностей подразделения растет, а штатная численность работников не увеличивается.

Случается и наоборот – когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.

Я устала!

Как понять, что ты перегружена? Прежде всего нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки – возможно, задач стало слишком много.

Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается. Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет. Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то нужно поговорить об этом с руководителем. Важно это сделать сразу, не дожидаясь, пока наступят сроки выполнения задач. Предложи обоснованное решение: по расстановке приоритетности дел, новым реальным срокам или привлечению других работников.

Снижаем нагрузку

1. Используй четкое планирование

Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности. Помочь может один из методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра.

2. Не бойся делегировать

Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции. Для нового человека в компании это нормально – он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, – встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность. Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом – если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.

3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами

Когда загруженность в компании массовая – здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.

4. Снижай нагрузку

Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее честно поговори с руководителем, обозначь риски и последствия от несвоевременного выполнения задач и предложи варианты решения этой проблемы. Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.

5. Попроси помощи у коллег

В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны. Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях. Если же самостоятельно договориться в коллективе нет возможности – обратись к руководству с обозначением конкретных задач, в которых тебе необходима помощь.

Это важно знать: главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа

Как избежать выгорания

Звучит банально, но самое главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа.

Доказано: это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.

Что можно сделать, чтобы переключиться:

  • пройтись по коридору;
  • выйти на улицу и подышать;
  • сделать небольшую разминку;
  • выпить воды или чая.

Важно отойти от рабочего места и не брать в руки телефон, иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться. Важно обратить внимание на ощущения и давать себе время на перерыв, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Не старайся взваливать на себя слишком много и не забывай отдыхать. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не наступит.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

С заботой о сердце С заботой о сердце

Программа минимум, которая поможет сохранить сердце здоровым

Добрые советы
Синдром высокого мака: почему ненавидят тех, кому «больше всех надо»? Синдром высокого мака: почему ненавидят тех, кому «больше всех надо»?

Почему тот, кто выбивается из среднего уровня, раздражает всех вокруг?

Psychologies
Спасательный круг Спасательный круг

Как оформить кредитные каникулы в 2023 году – пошаговая инструкция

Лиза
Новые отношения Новые отношения

После развода кажется, что новый брак почти невозможен, да и нужен ли?

Новый очаг
Вредная миома Вредная миома

Миома матки – женская карма

Здоровье
Свободна как птица Свободна как птица

Как отпустить бывшего и перестать на него злиться: советы психолога

Лиза
Дом — это другие Дом — это другие

Как Михаэль Ханеке разрушил буржуазный миф о «доме-милом-доме»

Weekend
7 способов поднять себе настроение утром, которые используют психологи 7 способов поднять себе настроение утром, которые используют психологи

Как задать позитивный настрой с самого утра и не впасть в депрессию

Psychologies
«Семья — место силы и благополучия» «Семья — место силы и благополучия»

С Анной Снаткиной и Виктором Васильевым у ОK! давние и очень добрые отношения

OK!
Информационная война Информационная война

В Древнем Риме борьба пропагандистов была не менее напряженной, чем сейчас

Дилетант
9 вещей, которых мужчины боятся в женщинах 9 вещей, которых мужчины боятся в женщинах

Какие вещи в отношениях с женщинами пугают мужчин?

Psychologies
От авторства до монополии От авторства до монополии

Как лучше защищать свои творческие и инновационные достижения

Наука и техника
Сердечные орешки! Сердечные орешки!

Как растут орешки кешью?

Наука и жизнь
В Германии нашли разделанных неандертальцами прямобивневых слонов В Германии нашли разделанных неандертальцами прямобивневых слонов

Ученые нашли новые свидетельства поедания неандертальцами прямобивневых слонов

N+1
Саранча как двигатель прогресса… Саранча как двигатель прогресса…

Как работает искусственный интеллект на основе «роевого интеллекта» насекомых?

Знание – сила
Сахар, ты где? Сахар, ты где?

Как производители маскируют сахар в своих продуктах

Лиза
России нужны станки, дороги и умные люди России нужны станки, дороги и умные люди

Инвестиции в основной капитал сейчас на рекордно высоких уровнях

Монокль
Военторг Чарли Военторг Чарли

Как в перерывах между вечеринками американский конгрессмен развалил СССР

Дилетант
ВМС стран латино-американского региона ВМС стран латино-американского региона

Военное строительство и модернизация вооруженных сил стран Латинской Америки

Обозрение армии и флота
Как вещи влияют на вашу жизнь: 3 вопроса, чтобы сделать быт источником счастья Как вещи влияют на вашу жизнь: 3 вопроса, чтобы сделать быт источником счастья

Мы очень хотим жить по собственному сценарию. Но не у всех это получается

Psychologies
Наука о чужих. Жизнь и разум во Вселенной Наука о чужих. Жизнь и разум во Вселенной

Веками учёные настойчиво искали «космическое чудо»

Наука и жизнь
Удивительно, но воды Тихого и Атлантического океана не смешиваются! И мы знаем, почему это происходит! Удивительно, но воды Тихого и Атлантического океана не смешиваются! И мы знаем, почему это происходит!

Почему иногда воды из разных рек или океанов не смешиваются?

ТехИнсайдер
Физики обжали скирмионную струну хопфионным кольцом Физики обжали скирмионную струну хопфионным кольцом

Физики пронаблюдали образование хопфионных колец вокруг скирмионных струн

N+1
Станция «Динамо» Станция «Динамо»

Анекдоты про жен, отлынивающих от секса, пора переписывать

Добрые советы
Городская легенда Городская легенда

Tank 300 City. Теперь и в ритме мегаполиса

Автопилот
Спокойная среда Спокойная среда

Элегантный, функциональный и психологически комфортный интерьер

Идеи Вашего Дома
72 года Александру Сокурову: 5 фильмов, без которых этого режиссера невозможно представить, еще труднее — понять 72 года Александру Сокурову: 5 фильмов, без которых этого режиссера невозможно представить, еще труднее — понять

О пяти картинах из фильмографии Сокурова, которые уж точно необходимо увидеть

Правила жизни
Не такой уж малый Не такой уж малый

Меры поддержки кредитования МСП все еще охватывают ничтожную его часть

Монокль
Авиаторг уместен Авиаторг уместен

Росавиация забрала все рейсы на зарубежных направлениях у «Уральских авиалиний»

Монокль
Кто хочет стать триллионером Кто хочет стать триллионером

Почему 100 лет назад рухнула германская марка

Деньги
Открыть в приложении