5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Против взлома есть приемы Против взлома есть приемы

Как защитить свой аккаунт на госуслугах

Лиза
Смотри оба: исторические примеры «Барбигеймера» в кино Смотри оба: исторические примеры «Барбигеймера» в кино

Культовые фильмы, которые были выпущены в один день

Правила жизни
«Хочу управлять электропоездом!» Спецрепортаж к 8 Марта «Хочу управлять электропоездом!» Спецрепортаж к 8 Марта

Истории наших героинь, которые работают помощниками машиниста

Лиза
Сестра Мордюковой: «Женское счастье Нонна так и не нашла. ей попадались не те мужчины» Сестра Мордюковой: «Женское счастье Нонна так и не нашла. ей попадались не те мужчины»

Людмила Мордюкова рассказала о непростой, но такой яркой жизни своей сестры

Караван историй
Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби» Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби»

То, каким его показали, многое говорит о психологии реальных Кенов — мужчин

Psychologies
Путь к излечению: как формируется и проявляется самокритика Путь к излечению: как формируется и проявляется самокритика

Действительно ли суровый внутренний критик делает нас лучше? Или все-таки нет?

Psychologies
Смерть любимого, потеря ребенка, вражда с Дарьей Мороз: сложная жизнь Виктории Исаковой Смерть любимого, потеря ребенка, вражда с Дарьей Мороз: сложная жизнь Виктории Исаковой

В жизни Виктории Исаковой были свои трагедии

VOICE
Технологии на полку: какие цифровые инструменты применяет ретейл, чтобы сдержать цены Технологии на полку: какие цифровые инструменты применяет ретейл, чтобы сдержать цены

Какие технологии помогают снижать затраты и сдерживать рост цен продуктов?

Forbes
Как обрести уверенность Как обрести уверенность

Почему нас часто мучают сомнения в том, что мы справимся с чем-то?

Лиза
Пятиминутный гид по аутофагии — механизму вечной молодости (но это не точно) Пятиминутный гид по аутофагии — механизму вечной молодости (но это не точно)

«Аутофагия» — это самоочищение организма от поврежденных клеток и их частей

Правила жизни
Исследование: 4000 шагов в день достаточно для того, чтобы снизить риск ранней смерти Исследование: 4000 шагов в день достаточно для того, чтобы снизить риск ранней смерти

Сколько нужно ходить в день?

ТехИнсайдер
Дизайн блюда Дизайн блюда

В молодости я никогда не думал, что стану поваром, который сам придумывает блюда

Bones
А мы тут… мультики смотрим А мы тут… мультики смотрим

Герои статьи рассказали, какие мультфильмы больше всего впечатлили их в детстве

Лиза
Чем полезен арбуз и с чем его едят Чем полезен арбуз и с чем его едят

Как выбрать идеальный арбуз, какие полезные вещества в нем содержатся?

Psychologies
Русская рыба Русская рыба

Почему долгое время не было интереса к местной рыбе и когда все поменялось

Bones
«Двенадцать месяцев», «Простоквашино» и «Карлсон»: 20 главных советских мультфильмов «Двенадцать месяцев», «Простоквашино» и «Карлсон»: 20 главных советских мультфильмов

Золотая коллекция советских мультфильмов, которые обязательны к просмотру

Forbes
Сказать правду Сказать правду

Как рассказать детям об «особенном» появлении на свет?

Psychologies
Песня о родинке: как выявить опасное новообразование на коже и удалить его Песня о родинке: как выявить опасное новообразование на коже и удалить его

Что такое родинка и как понять, что она опасна?

Правила жизни
Чем опасен запрет на эмоции для женщин и как нам разрешить себе радоваться и злиться Чем опасен запрет на эмоции для женщин и как нам разрешить себе радоваться и злиться

Почему женщины, подавляющие эмоции, в опасности?

Forbes
«Реинкарнация. Новая глава»: хоррор о сестринстве и материнстве «Реинкарнация. Новая глава»: хоррор о сестринстве и материнстве

Что такое фем-хоррор и как Дайна Рид превращает детскую травму в кошмар?

Forbes
Муж прощал любовь к другому:  тайны личной жизни Веры Васильевой Муж прощал любовь к другому:  тайны личной жизни Веры Васильевой

Вера Васильева не скрывала от супруга, что всю жизнь любила другого

VOICE
Персональный подход Персональный подход

Как складывалась команда ресторана Modus

Bones
«Она меня и близко не подпустит»: как женщины мешают мужчинам быть хорошими отцами «Она меня и близко не подпустит»: как женщины мешают мужчинам быть хорошими отцами

Глава из книги Тобиаса Морштедта «Плохие хорошие отцы»

Psychologies
Женщины и космос: что почитать у современных писательниц космической фантастики Женщины и космос: что почитать у современных писательниц космической фантастики

В жанре космической фантастики давно и успешно работают и писательницы

ТехИнсайдер
В начале был громоотвод В начале был громоотвод

Люди всегда боялись грозы, сопровождаемой молниями. Кто подчинил их?

Дилетант
«Услышанные молитвы». Как Трумен Капоте уничтожил свою репутацию «Услышанные молитвы». Как Трумен Капоте уничтожил свою репутацию

Как посредством своей книги Капоте совершил свое социальное самоубийство

СНОБ
Восстановить мужские ориентиры Восстановить мужские ориентиры

Молодые пары сегодня все реже следуют традиционному распределению ролей

Psychologies
Камеры стреляют водителям в спину: кого ждут штрафы после такой фиксации Камеры стреляют водителям в спину: кого ждут штрафы после такой фиксации

Операторы показали примеры штрафов ГИБДД с работающих в спину камер

РБК
«Счастье»: оглушительная казахстанская драма о домашнем насилии за закрытыми дверями «Счастье»: оглушительная казахстанская драма о домашнем насилии за закрытыми дверями

Казахстанская драма «Счастье» Аскара Узабаева, «фильм-катастрофа»

Forbes
Черная смерть, опустошившая Европу: 7 реальных фактов о чуме, которые вас удивят Черная смерть, опустошившая Европу: 7 реальных фактов о чуме, которые вас удивят

Правда ли, что чума опустошила треть Европы?

ТехИнсайдер
Открыть в приложении