5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

6 главных ошибок при заваривании чая, превращающих благородный напиток в яд 6 главных ошибок при заваривании чая, превращающих благородный напиток в яд

Может ли чай быть вреден для здоровья?

ТехИнсайдер
Биоархеологи выяснили рацион людей из скифской «Долины царей» Биоархеологи выяснили рацион людей из скифской «Долины царей»

Ученые проанализировали останки 12 человек из памятника Чинге-Тей-I

N+1
Всем оставаться на местах Всем оставаться на местах

Что делать, если выпадают волосы: пошаговая инструкция

Лиза
Равные возможности Равные возможности

Red Azalea: катамаран с двигателем внутреннего сгорания

Y Magazine
Россия скорректирует пошлину на вывоз подешевевших удобрений: кто в выигрыше Россия скорректирует пошлину на вывоз подешевевших удобрений: кто в выигрыше

Правительство России готовится ввести временную пошлину на экспорт удобрений

Forbes
Кто такой Михаил Елизаров — автор «Библиотекаря» и впечатляющих песен Кто такой Михаил Елизаров — автор «Библиотекаря» и впечатляющих песен

Кто такой Михаил Елизаров?

Правила жизни
Осень на пляже Осень на пляже

Где российские туристы отдыхают в бархатный сезон

Деньги
Водителя четырежды ошибочно лишили прав. Он узнал об этом на «Госуслугах» Водителя четырежды ошибочно лишили прав. Он узнал об этом на «Госуслугах»

Водитель узнал, что уже четыре раза подряд лишен водительского удостоверения

РБК
Карма существует! Карма существует!

Instasamka о том, почему боится гулять по Москве без охраны и о многом другом

ЖАРА Magazine
«Энергия покоя»: история любви Улая и Марины Абрамович «Энергия покоя»: история любви Улая и Марины Абрамович

Историю совместной жизни Улая и Марины Абрамович — личной и профессиональной

Правила жизни
Все обсуждают смерть 14-летней звезды интернета Лил Тэй – кто еще из звездных блогеров умер молодым Все обсуждают смерть 14-летней звезды интернета Лил Тэй – кто еще из звездных блогеров умер молодым

Погоня за лайками могут оказать фатальное влияние на психологическое состояние

VOICE
Возбужденный кислород помог провести реакцию циклопропанирования Возбужденный кислород помог провести реакцию циклопропанирования

Химики обнаружили фотохимическую реакцию циклопропанирования

N+1
Осетрина для дедушки. Что можно считать психологической травмой Осетрина для дедушки. Что можно считать психологической травмой

Чем психологическая травма отличается от обучающих подростка программ и событий

СНОБ
Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби» Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби»

То, каким его показали, многое говорит о психологии реальных Кенов — мужчин

Psychologies
«Смерть очень странная»: родные Светланы Джимбиновой боятся, что три ее квартиры в Москве достанутся черным риелторам «Смерть очень странная»: родные Светланы Джимбиновой боятся, что три ее квартиры в Москве достанутся черным риелторам

Родные Светланы Джимбиновой хотят прояснить вопрос с имуществом

VOICE
5 причин, почему фантастика Айзека Азимова остается актуальной и сегодня 5 причин, почему фантастика Айзека Азимова остается актуальной и сегодня

Произведения Айзека Азимова, которые нужно прочесть

Maxim
«Это для твоего же блага»: как детский спорт может стать формой насилия «Это для твоего же блага»: как детский спорт может стать формой насилия

Как устроена детская мотивация в спорте и при чем тут насилие

Forbes
Brabus добрался до Range Rover Brabus добрался до Range Rover

Познакомьтесь с Brabus 600 Range Rover

4x4 Club
В движении В движении

Мария Шурочкина каждый день старается сделать хоть один шаг вперед

OK!
Пермская обитель Пермская обитель

Илья Гришаев: почерк абстракции

Weekend
Как позаботиться об отношениях: резонанс и энергия. Часть 2 Как позаботиться об отношениях: резонанс и энергия. Часть 2

Как начать получать удовольствие от жизни?

Psychologies
10% рабочей силы: сложно ли получить кредит самозанятому 10% рабочей силы: сложно ли получить кредит самозанятому

Банкам придется активнее работать с самозанятыми и давать им кредиты

Forbes
Рискованный шаг: почему повышения ставки ЦБ может быть мало для стабилизации рубля Рискованный шаг: почему повышения ставки ЦБ может быть мало для стабилизации рубля

Какие меры были бы более эффективными для стабилизации валютного рынка

Forbes
Чего не стоит делать, если вы хотите произвести хорошее впечатление: 4 ошибки Чего не стоит делать, если вы хотите произвести хорошее впечатление: 4 ошибки

Чего следует избегать, если вы хотите произвести положительное впечатление

Psychologies
Императорские пингвины в четырех колониях в море Беллинсгаузена потеряли всех птенцов в 2022 году Императорские пингвины в четырех колониях в море Беллинсгаузена потеряли всех птенцов в 2022 году

Почему пингвины моря Беллинсгаузена не смогли вывести птенцов в 2022 году

N+1
Посттравматический рост: как испытания стимулируют наше развитие. Глава книги «Пересобрать себя» Посттравматический рост: как испытания стимулируют наше развитие. Глава книги «Пересобрать себя»

Как поверить в себя, исследуя свое тело, разум и окружающий мир?

Правила жизни
Банан на скотче и рассол: как художники превращают еду в искусство Банан на скотче и рассол: как художники превращают еду в искусство

Художники осваивают еду как средство выражения своих идей

РБК
Леонид Борткевич: «Это было похоже на поклонение «Битлз» — армия фанаток ездила за «Песнярами» по всему Союзу» Леонид Борткевич: «Это было похоже на поклонение «Битлз» — армия фанаток ездила за «Песнярами» по всему Союзу»

Это было похоже на поклонение «Битлз» — такая же армия фанаток

Коллекция. Караван историй
Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать

Укус пчелы — малоприятный опыт, а для некоторых — опасный. Как этого избежать?

РБК
Полёт Орла Полёт Орла

Пресса вообще ничего не писала о высадке Наполеона Бонапарта — из-за цензуры

Дилетант
Открыть в приложении