5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Кочевая кузница Кочевая кузница

Путешествие в край шаманов за секретами якутских мастеров

Вокруг света
SPF-бум и технологичные ткани: как глобальное потепление меняет индустрию моды и красоты SPF-бум и технологичные ткани: как глобальное потепление меняет индустрию моды и красоты

Климатические изменения вовсю побуждают покупателей к новым запросам

Правила жизни
Ходим парой Ходим парой

Почему женская дружба может быть одной из самых важных вещей на свете

Лиза
Брокеры попросили ЦБ отложить ужесточение требований к квалифицированным инвесторам Брокеры попросили ЦБ отложить ужесточение требований к квалифицированным инвесторам

Участники российского фондового рынка предложили ЦБ отложить повышение критериев

Forbes
Как российским брендам завоевать зарубежные рынки и стоит ли это делать Как российским брендам завоевать зарубежные рынки и стоит ли это делать

Участники разговора обсудили положение креативных индустрий России

СНОБ
Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко

Ирина Мирошниченко построила блистательную карьеру и выбрала одиночество

VOICE
Как спрятать нависшее веко под наращиванием: этот эффект лучше всего замаскирует проблему Как спрятать нависшее веко под наращиванием: этот эффект лучше всего замаскирует проблему

Как скорректировать нависшее веко с помощью наращивания? Рассказывает эксперт

VOICE
Глава «Либо/Либо» Лика Кремер о том, почему подкасты нужны даже в очень сложное время Глава «Либо/Либо» Лика Кремер о том, почему подкасты нужны даже в очень сложное время

Почему подкасты оказались так востребованы в момент, когда весь мир рушится

Forbes
10 причин полюбить осень 10 причин полюбить осень

Предлагаем взглянуть на смену сезонов с новой стороны

Караван историй
«Мы, как тараканы, будем плодиться»: как выглядела женская панк-сцена 1990-х «Мы, как тараканы, будем плодиться»: как выглядела женская панк-сцена 1990-х

О чем пели женские панк-группы в России?

Forbes
Молчать нельзя говорить: к чему приводит отсутствие полового воспитания девочек Молчать нельзя говорить: к чему приводит отсутствие полового воспитания девочек

Как избежать последствий отсутствия полового воспитания?

Psychologies
На удалении от всех На удалении от всех

Как не попасть в коварную ловушку под названием «удаленка»?

Лиза
Выходы к морю Выходы к морю

Дефицита в терминалах для отгрузок зерна на внешние рынки нет

Агроинвестор
«Надо спросить психолога»: как и почему формируется зависимость от психотерапии «Надо спросить психолога»: как и почему формируется зависимость от психотерапии

По каким симптомам можно распознать зависимость от психотерапии?

Psychologies
Как выглядит древнейший человек, чей геном удалось секвенировать: 45 000 лет в пещере Как выглядит древнейший человек, чей геном удалось секвенировать: 45 000 лет в пещере

Исследователи создали приближенное изображение женщины возрастом 45 000 лет

ТехИнсайдер
Травы и специи могут сделать вкусную вредную пищу более полезной Травы и специи могут сделать вкусную вредную пищу более полезной

Как сделать вкусную еду менее вредной?

ТехИнсайдер
Динозавр съел баннер: 10 выдающихся рекламных кампаний голливудских фильмов Динозавр съел баннер: 10 выдающихся рекламных кампаний голливудских фильмов

Десять примеров выдающихся промокампаний по продвижению кино в Голливуде

Правила жизни
Законы СССР, которые советские люди массово нарушали Законы СССР, которые советские люди массово нарушали

Ряд статей уголовного кодекса граждане СССР нарушали почти поголовно

Maxim
Эмоциональное выгорание: 5 признаков — проверьте себя Эмоциональное выгорание: 5 признаков — проверьте себя

Нет желания вставать на работу. Как понять, пора ли что-то менять в своей жизни?

Psychologies
Нейробиологи нашли механизм мозга, управляющий концентрацией внимания Нейробиологи нашли механизм мозга, управляющий концентрацией внимания

Основную роль в концентрации внимания играет скоординированная активность

ТехИнсайдер
Война, любовь и ретро-детектив: пять лучших книжных новинок лета Война, любовь и ретро-детектив: пять лучших книжных новинок лета

В последний летний месяц еще можно успеть взять большой роман и прочитать его

Forbes
На повышенных оборотах На повышенных оборотах

8 крутых тренировок, которые сжигают больше всего калорий (до 1000 за занятие)

Лиза
Наше место во Вселенной: что таит в себе космос и где именно находится Земля Наше место во Вселенной: что таит в себе космос и где именно находится Земля

Чтобы найти свою планету во Вселенной, нужно знать точный адрес. Записывайте

ТехИнсайдер
Карты, деньги, два стола: 15 лучших фильмов об азартных играх Карты, деньги, два стола: 15 лучших фильмов об азартных играх

Поп лучших фильмов про покер и другие карточные и азартные игры

Forbes
Королева-девственница: как Елизавета I правила Англией в течение 40 лет Королева-девственница: как Елизавета I правила Англией в течение 40 лет

Елизавета I — королева, которую по-настоящему любили англичане

Forbes
«Сердце тьмы». О чем писал Джозеф Конрад «Сердце тьмы». О чем писал Джозеф Конрад

Чему посвящена повесть Конрада «Сердце тьмы»

СНОБ
Свеклосахарный оптимизм Свеклосахарный оптимизм

Производство сахара и доходность в сезоне 2023/24 могут быть на высоких уровнях

Агроинвестор
5 способов справиться с отказом и стать сильнее 5 способов справиться с отказом и стать сильнее

Можно ли взглянуть на отказ как на полезный, а не травмирующий опыт?

Psychologies
Как подключить беспроводные наушники к телевизору Как подключить беспроводные наушники к телевизору

Подключив беспроводные наушники к телевизору, вы избавите себя от массы проблем

CHIP
Штрафы за селфи и громкую музыку на пляже: как страны борются с лишними туристами Штрафы за селфи и громкую музыку на пляже: как страны борются с лишними туристами

Какие ограничения вводят власти стран, чтобы справиться с потоком туристов

Forbes
Открыть в приложении