5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Когда артерии в опасности Когда артерии в опасности

Сосудистый хирург рассказывает, что влияет на здоровье артерий

Здоровье
Ядовитая одежда: как то, что мы носим, влияет на наше здоровье Ядовитая одежда: как то, что мы носим, влияет на наше здоровье

Увлечение покупками бюджетных noname-брендов может быть опасно для здоровья

РБК
Иван Купала: обычаи, приметы и гадания Иван Купала: обычаи, приметы и гадания

Зачем прыгать через костер, в чем суть куклы «Купавы» и какие травы собирать

Лиза
Мифы о ножах, в которые мы верим благодаря фильмам Мифы о ножах, в которые мы верим благодаря фильмам

Почему нож нельзя метать и держать его в зубах?

Maxim
Digital на кухне Digital на кухне

Заменить шеф-повара искусственный интеллект пока не сможет

Bones
Мои проекты в Сочи Мои проекты в Сочи

Оставить WRF и уехать в казино в Сочи? Это было совершенно исключено

Bones
Мясо без мяса, мука из кузнечиков, ИИ в фастфуде: какое будущее ждет еду Мясо без мяса, мука из кузнечиков, ИИ в фастфуде: какое будущее ждет еду

Как меняются технологии производства продуктов?

РБК
«Каждый день – новая мечта» «Каждый день – новая мечта»

Графику десятилетней Евы Смирновой могут удивиться даже самые занятые взрослые

OK!
Водителя четырежды ошибочно лишили прав. Он узнал об этом на «Госуслугах» Водителя четырежды ошибочно лишили прав. Он узнал об этом на «Госуслугах»

Водитель узнал, что уже четыре раза подряд лишен водительского удостоверения

РБК
12 овощей, которые помогают бороться со старением 12 овощей, которые помогают бороться со старением

Что нужно есть, чтобы оставаться продуктивными и энергичными

Psychologies
Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать

Укус пчелы — малоприятный опыт, а для некоторых — опасный. Как этого избежать?

РБК
Крис Рок и сольный дебют Мэй Мартин: шесть новых отличных стендапов 2023 года Крис Рок и сольный дебют Мэй Мартин: шесть новых отличных стендапов 2023 года

Шесть смешных и честных стендапов, вышедших в этом году

Forbes
«Ночь заводов»: зачем в действующих цехах устраивают перформансы и концерты «Ночь заводов»: зачем в действующих цехах устраивают перформансы и концерты

Зачем делать действующие предприятия площадками для современного искусства

Forbes
5 верных признаков, что ваш брак обречен 5 верных признаков, что ваш брак обречен

Каждый признак обреченного брака подкреплен исследованием ученых

Maxim
Зарядное устройство для всей семьи: тонкости выбора Зарядное устройство для всей семьи: тонкости выбора

Универсальный зарядник может быть очень удобен. Важно лишь правильно его выбрать

CHIP
Майк Омер: «Пламя одержимости». Отрывок из третьей книги цикла Майк Омер: «Пламя одержимости». Отрывок из третьей книги цикла

Отрывок из истории переговорщика Эбби Маллен, которая встречается с прошлым

СНОБ
Как траурные дронго защищаются от вторжений паразитирующих кукушек Как траурные дронго защищаются от вторжений паразитирующих кукушек

Изменчивость расцветки яиц помогает дронго вычислить подброшенные чужие яйца

ТехИнсайдер
Как понять, что волосы сухие и ломкие из-за жесткой воды, и что делать: советы эксперта Как понять, что волосы сухие и ломкие из-за жесткой воды, и что делать: советы эксперта

Почему ты ухаживаешь за волосами, а они все равно остаются сухими и тусклыми?

VOICE
Изменение трех генов вызвало партеногенез у дрозофил Изменение трех генов вызвало партеногенез у дрозофил

Ученые впервые вызвали партеногенез геномным редактированием

N+1
Из чего делали посуду на Руси? Из чего делали посуду на Руси?

Какой была посуда на Руси и как она изменялась с течение времени

Культура.РФ
Самцы партеногенетических палочников оказались бесплодными Самцы партеногенетических палочников оказались бесплодными

Мужские особи палочников бесплодны из-за нарушенного сперматогенеза

N+1
Гении места: история создания альбома Straight Outta Compton американской хип-хоп группы N.W.A Гении места: история создания альбома Straight Outta Compton американской хип-хоп группы N.W.A

Как шестеро разгневанных мужчин поставили на уши всю Америку

Правила жизни
В новом пикапе Fisker Alaska будет крепление для ковбойской шляпы В новом пикапе Fisker Alaska будет крепление для ковбойской шляпы

Компания Fisker рассказала об особенностях своей новой модели Alaska

4x4 Club
Нужно ли обновлять драйверы, если все работает Нужно ли обновлять драйверы, если все работает

Когда на самом деле стоит обновлять драйверы, и нужно ли это делать регулярно?

CHIP
«Я боялась, что не смогу найти себе дом»: две истории переезда в Россию и комментарий психолога «Я боялась, что не смогу найти себе дом»: две истории переезда в Россию и комментарий психолога

Что помогает менее болезненно адаптировать в чужой стране?

Psychologies
Солнечная энергетика: смещение к югу Солнечная энергетика: смещение к югу

Какое место занимает сейчас солнечная энергетика в структуре мировой энергетики?

Наука и жизнь
20 причин, по которым другие вас ни в грош не ставят 20 причин, по которым другие вас ни в грош не ставят

Почему окружающие вас не ценят?

Psychologies
«Что может происходить, когда муж уходит, а робот-помощник остаётся?»: актриса Янина Студилина рассказала о сериале, в котором снялась «Что может происходить, когда муж уходит, а робот-помощник остаётся?»: актриса Янина Студилина рассказала о сериале, в котором снялась

Янина Студилина о том, почему боится роботов и не сильно ограничивает себя в еде

VOICE
Какого разоблачения боялся Пол Уокер? Тайные романы звезд, о которых стало известно только после их смерти Какого разоблачения боялся Пол Уокер? Тайные романы звезд, о которых стало известно только после их смерти

Секреты знаменитостей, ставшие достоянием общественности уже после их смерти

VOICE
А где кубики? А где кубики?

9 мифов о прессе, из-за которых он вряд ли станет идеальным

Лиза
Открыть в приложении