Дневник предпринимательницы: во сколько бизнесу обходится электронный документооборот
Предприниматель, который занимается производством хлеба, сталкивается с колоссальными расходами на бумагу. Но они не идут ни в какое сравнение с теми расходами, которые ложатся на предпринимателя в электронных системах документооборота, рассказывает в своей колонке из серии «Дневник предпринимательницы» соосновательница производственной хлебной компании «Городской батон» Полина Козловская.
За два года мы стали работать со многими большими покупателями хлеба: Ozon, «Самокат», «ВкусВилл», немного с «Яндекс.Лавкой». По всем этим контрактам есть скрытые расходы, которые поначалу не видны, поэтому их не закладывают в себестоимость. Но со временем эти расходы становятся заметными, даже слишком.
Прежде всего, это расходы на ведение самих контрактов, а именно все, что связано с модным сейчас электронным документооборотом. Когда мы только начали массово поставлять хлеб в кафе и рестораны, я ужаснулась, сколько бумаги надо потратить, чтобы просто продать хлеб. Но то, что было тогда, не идет ни в какое сравнение с тем количеством бумаги, которое мы используем сейчас. Меня пугал именно процесс мгновенного размножения бумажных документов, которые достаточно быстро заполонили папки, стол, полки.
Когда ты работаешь журналистом, бывает, заходишь в бухгалтерию и видишь коробки из-под офисной бумаги, которые все бухгалтеры России (а может, и мира) используют для хранения накладных и договоров. Сейчас я поняла, что это действительно удобный способ хранения, и стала делать так же. Потом с удивлением узнала, что все эти бумажки мы должны хранить пять лет. Не на шутку испугавшись, я пошла узнавать, что такое электронный документооборот (ЭДО).
Мы достаточно быстро подключились к системе «Контур.Диадок» и старались всех наших покупателей также перевести на ЭДО.
Илья Бублик, директор департамента программных продуктов СКБ «Контур», на сайте делится бесценной информацией. Одними из основных потребителей систем ЭДО являются малые и средние компании. «Если в I квартале 2022 года среди пользователей «Контур.Диадока» было 79% представителей малого и среднего бизнеса, то в этом году — уже 82%. Предприниматели стараются сокращать издержки, а ЭДО существенно уменьшает затраты на печать и доставку документов», — утверждает он.