Время выбрасывать
Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни...
А давай эти камни обратим... в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.
Вам здесь не место
Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, срочно приступай к разборам. Выдели для этого свободный день или приди на работу чуть раньше.
Первым делом советует избавиться от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти вечно раздражающие и мешающие тебе мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе, трудясь над какой-то архисложной задачей, твой взгляд будет постоянно натыкаться то на невымытую кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами, ты начнешь мысленно за все это себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.
Для документов заведи себе два лотка. Один – для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй – для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы, в случае чего, у тебя были доказательства, что задачу ты выполнила.
Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться – сразу занеси контакт в телефон или компьютерный файл, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярке. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая – вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное – в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».
Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, мелкие предметы разложи по небольшим открытым коробочкам. Не кидай их среди документов, а их, в свою очередь, клади в подписанные папки. Так ты не получишь эффекта «с глаз долой...»
Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают! И опять же мешают сосредоточиться.
Полезные зоны
В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты постоянно работаешь. Предположим, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.
А как же фото близких и цветы? Как известно, милые вещицы и яркие акценты помогают «отдохнуть взгляду», снять напряжение, переключиться – и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик в хорошем смысле слова: способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать в облаках.
Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому размещай все вещи так, чтобы было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, стикеры – рядом с ежедневником.
Кстати, о стикерах. Их хорошо использовать как закладки – в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, служат мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если без стикеров ты не можешь, то наклеивай не больше 5–7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.
Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.
Зонирование, точнее, структурирование, проведи и в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но он того стоит. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. Неактуальную информацию архивируй.
В поддержку офисным сотрудникам
- Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
- Подставка для ног даст необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
- При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку – избежишь «туннельного синдрома».
Я все записываю
Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.
1. ВЕДИ ЕЖЕДНЕВНИК. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.
2. ВЫДЕЛЯЙ ДЕЛА, НАЗНАЧЕННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ. Совещание, встреча с клиентом – все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или как-то еще. Если у тебя таких мероприятий много, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать напоминалками в телефоне), во вторую – остальное.
3. РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно, иначе будет ай-яй-яй. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит. Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное – позитивный настрой.
4. ВЫПОЛНИВ ДЕЛО, ВЫЧЕРКНИ ЕГО ИЗ СПИСКА. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей – это маленькая победа. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.
Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.
Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl