Как грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день

ЛизаБизнес

Время выбрасывать

Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни...

А давай эти камни обратим... в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.

Вам здесь не место

Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, срочно приступай к разборам. Выдели для этого свободный день или приди на работу чуть раньше.

Первым делом советует избавиться от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти вечно раздражающие и мешающие тебе мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе, трудясь над какой-то архисложной задачей, твой взгляд будет постоянно натыкаться то на невымытую кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами, ты начнешь мысленно за все это себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.

Для документов заведи себе два лотка. Один – для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй – для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы, в случае чего, у тебя были доказательства, что задачу ты выполнила.

Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться – сразу занеси контакт в телефон или компьютерный файл, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярке. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая – вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное – в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».

Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, мелкие предметы разложи по небольшим открытым коробочкам. Не кидай их среди документов, а их, в свою очередь, клади в подписанные папки. Так ты не получишь эффекта «с глаз долой...»

Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают! И опять же мешают сосредоточиться.

Полезные зоны

В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты постоянно работаешь. Предположим, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.

А как же фото близких и цветы? Как известно, милые вещицы и яркие акценты помогают «отдохнуть взгляду», снять напряжение, переключиться – и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик в хорошем смысле слова: способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать в облаках.

Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому размещай все вещи так, чтобы было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, стикеры – рядом с ежедневником.

Кстати, о стикерах. Их хорошо использовать как закладки – в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, служат мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если без стикеров ты не можешь, то наклеивай не больше 5–7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.

Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.

Зонирование, точнее, структурирование, проведи и в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но он того стоит. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. Неактуальную информацию архивируй.

В поддержку офисным сотрудникам

  • Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
  • Подставка для ног даст необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
  • При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку – избежишь «туннельного синдрома».

Я все записываю

Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.

1. ВЕДИ ЕЖЕДНЕВНИК. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.

2. ВЫДЕЛЯЙ ДЕЛА, НАЗНАЧЕННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ. Совещание, встреча с клиентом – все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или как-то еще. Если у тебя таких мероприятий много, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать напоминалками в телефоне), во вторую – остальное.

3. РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно, иначе будет ай-яй-яй. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит. Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное – позитивный настрой.

4. ВЫПОЛНИВ ДЕЛО, ВЫЧЕРКНИ ЕГО ИЗ СПИСКА. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей – это маленькая победа. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

8 самых опасных для жизни мест на Земле 8 самых опасных для жизни мест на Земле

Самые экстремальных места на планете, которые требуют стойкости для выживания

ТехИнсайдер
Границы адаптации Границы адаптации

Как повысить работоспособность космонавтов

Санкт-Петербургский университет
Нарядилась Нарядилась

Александра Ребенок — о том, как вырасти в маминых платьях, а потом — из них

Новый очаг
Фатальное влечение: 10 эротических фильмов про обреченные отношения Фатальное влечение: 10 эротических фильмов про обреченные отношения

Кино, посвященное фатальным эротическим отношениям — на работе и за ее пределами

Правила жизни
Психоскопия ближнего поля Психоскопия ближнего поля

Даже за совсем умозрительной фантастикой может скрываться серьезная научная база

N+1
Ни слова о школе Ни слова о школе

Два человека рассказывают две истории одной жизни

Afternoon Seasons of life
Новая модель показала, что Арктика освободится от летнего льда к середине века Новая модель показала, что Арктика освободится от летнего льда к середине века

Что повлечет за собой таяние береговых льдов в Арктике?

ТехИнсайдер
Генеральный директор АНО «Цифровая экономика» Сергей Плуготаренко: Россия входит в топ-10 по индексу цифровой зрелости госуправления Генеральный директор АНО «Цифровая экономика» Сергей Плуготаренко: Россия входит в топ-10 по индексу цифровой зрелости госуправления

О том, чего уже удалось достичь в развитии цифровых технологий в России

Ведомости
Налоговый вычет за обучение в автошколе: можно ли и как его получить Налоговый вычет за обучение в автошколе: можно ли и как его получить

Какие документы потребуются для того, чтобы вернуть деньги за учебу в автошколе?

РБК
Почему ваш голос звучит ужасно и как сделать его красивее: 6 шагов Почему ваш голос звучит ужасно и как сделать его красивее: 6 шагов

От чего зависит звучание нашего голоса и как можно эффективно его использовать

Psychologies
Вернись, денежка! Вернись, денежка!

Как жертве мошенников добиться возврата украденного

Лиза
Как в СССР создавали самолет для Сталина – дедушку «Борта №1» Как в СССР создавали самолет для Сталина – дедушку «Борта №1»

Как безопасно доставить через пол-континента вождя народов, боящегося летать

ТехИнсайдер
Микроскопическая угроза Микроскопическая угроза

Ученые СПбГУ изучают сверхмелкий космический мусор

Санкт-Петербургский университет
Ночевка на стойбище, селфи с мамонтами и езда на собачьих упряжках: почему стоит выбрать Югру для зимних путешествий Ночевка на стойбище, селфи с мамонтами и езда на собачьих упряжках: почему стоит выбрать Югру для зимних путешествий

Чем заняться в Югре и почему вам нужно исследовать этот северный регион России?

Psychologies
Скрытые причины полноты Скрытые причины полноты

Почему не получается похудеть, хотя есть и мотив, и готовность, и диета?

Лиза
Что будет с журналистикой в эпоху искусственного интеллекта? Узнайте мнение эксперта! Что будет с журналистикой в эпоху искусственного интеллекта? Узнайте мнение эксперта!

С какими рисками и возможностями столкнется журналистика с развитием ИИ?

ТехИнсайдер
Алексей Олейников: Хочу расследовать «Смерть чиновника» Чехова Алексей Олейников: Хочу расследовать «Смерть чиновника» Чехова

Писатель Алексей Олейников — об историческом детективе и антропологии

СНОБ
Страна для путешествий Страна для путешествий

Внутренний турпоток в России в 2024 г. достиг исторического максимума

Ведомости
Работаем на результат. 9 советов, которые помогут получить повышение на работе Работаем на результат. 9 советов, которые помогут получить повышение на работе

Разбираемся, как быстрее продвинуться по карьерной лестнице

Лиза
Обеденная зона Обеденная зона

Пять ошибок, из-за которых тебе некомфортно за столом

Лиза
Зоя Бербер. Я даже не скрываю, что процесс притирки идет полным ходом Зоя Бербер. Я даже не скрываю, что процесс притирки идет полным ходом

Хочется, чтобы инициатива исходила от обоих, а не только от одного

Караван историй
Как взаимная поддержка помогает сохранить отношения. Отрывок из книги психотерапевта Как взаимная поддержка помогает сохранить отношения. Отрывок из книги психотерапевта

Как сострадание к партнеру и самому себе помогает качественно улучшить отношения

СНОБ
Эволюция, создавая жабры рыб, по той же программе создала уши человека Эволюция, создавая жабры рыб, по той же программе создала уши человека

Формирование ушей у млекопитающих следует той же программе, что и у жабр рыб

ТехИнсайдер
Рост цен без сюрпризов Рост цен без сюрпризов

Росстат опубликовал данные по инфляции по итогам 2024 г.: рост цен составил 9,5%

Ведомости
Облачные хранилища бесплатно: где и сколько можно получить Облачные хранилища бесплатно: где и сколько можно получить

Самые популярные облачные хранилища: у каких условия самые лучшие?

CHIP
Европейцы и потомки азиатов почти не смешались на западе Аварского каганата Европейцы и потомки азиатов почти не смешались на западе Аварского каганата

Авары господствовали над этнически и культурно неоднородным населением

N+1
3 шага, чтобы из любовного треугольника снова сделать пару 3 шага, чтобы из любовного треугольника снова сделать пару

В каждом любовном треугольнике есть третья сторона — и с ней нужно расстаться

Psychologies
На работу в худи: как настроить работу с зумерами в компании На работу в худи: как настроить работу с зумерами в компании

Как правильно организовать работу с молодыми специалистами

Forbes
Что делать, если мужчина не держит слово в отношениях Что делать, если мужчина не держит слово в отношениях

Он обещал встретиться в выходные и «слился», сославшись на форс-мажор?

VOICE
Сети финансовой поддержки: как люди выручают друг друга в условиях кризиса Сети финансовой поддержки: как люди выручают друг друга в условиях кризиса

Как работает неформальная экономика во времена нестабильности

Forbes
Открыть в приложении