Позитивные измененияОбщество

Storymining

Как истории помогают в оценке и чем они еще полезны в социальном проектировании

Большинство людей привыкли считать сторителлинг инструментом маркетинга, когда задача сводится к придумыванию увлекательной истории, способной привлечь внимание. Но эксперты, много лет работающие с историями, уверены, что их применение простирается гораздо шире. Сторителлинг в оценке — один из трендов последних лет. Неслучайно конференция Американского общества оценки в 2023 году была посвящена силе историй. Как превратить истории в данные и смыслы, и для чего сторителлинг может использоваться в оценке социальных проектов и программ — в статье нашего автора.

The power of story

Говоря об оценке воздействия, сложно обойтись без историй изменений — о том, как меняется жизнь благополучателей, стейкхолдеров, заинтересованных сторон и всех, для кого проектная интервенция стала началом чего-то важного и нового, фактором, вызвавшим значимые изменения. И если при оценке непосредственных результатов в нашем распоряжении есть только безликие цифры — количество мероприятий, количество людей, количество просмотров и т. п., то особенностью оценки воздействия (импакта) является то, что за этими цифрами мы стараемся разглядеть истории изменений в жизни, здоровье, благополучии конкретного человека, семьи, сообщества, а иногда даже — целого региона или даже страны в целом.

Неслучайно именно историям, а точнее силе историй была посвящена конференция Американского общества оценки, которая прошла 9-14 октября этого года¹. «Кратчайшим расстоянием между двумя людьми является история», — так прозвучало одно из ключевых сообщений конференции. Другими инсайтами конференции стали «Равенство — это принцип, инклюзия — это действие, разнообразие — это факт», «История — это то, что происходит сейчас», а также «Искусственный интеллект для нас, а не мы для него»². И все же большинство сессий этого года были посвящены размышлениям о том, какой вклад сторителлинг вносит в понимание и процесс оценивания проектов, а также более глубокому изучению использования сторителлинга и его преимуществ. Вышеупомянутая фраза, ставшая лейтмотивом конференции, принадлежит американской писательнице Патти Диг: она выражает идею, что, рассказывая друг другу свои истории, мы можем лучше понять и сблизиться с другими людьми.

¹ American Evaluation Association. (2023). The Power of Story. Retrieved from: https://www.evaluationconference.org/. (accessed: 17.11.2023).

² Такими инсайтами с конференции Американского общества оценки поделились в компании Intention 2 Impact, LLC.: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7122250239201132544/ (В РФ доступ к сайту ограничен, сайт внесен в «Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных»).

Истории, которыми мы делимся, являются прямым отражением происходящих с нами событий, нашей интерпретации и отношения к происходящему. Чем не идеальный материал для использования в оценке социальных проектов и программ?

Под историями для оценки мы подразумеваем краткие повествования чьего-либо опыта, связанного с проектом, мероприятием или определенным видом деятельности. «Собирая» такие истории, мы можем не только увидеть проект изнутри глазами благополучателей, выделить сопутствующие эффекты и социальные результаты, но и понять мотивацию, ценности, эмоции и другие факторы, оказавшие влияние на результат. Почему это важно? Истории помогают определить, почему эти изменения происходят или не происходят, каков механизм их достижения.

При проведении оценки также важно, чтобы процесс сбора данных проходил максимально комфортно и доверительно, а еще лучше — походил на разговор по душам. Одним из подходящих для этого инструментов является круг историй — групповая встреча, где участники делятся друг с другом своими историями.

Storymining: добываем ценные истории

Технически встреча по модели «круг историй» выглядит так: участники садятся в круг лицом друг к другу и по очереди рассказывают истории. При этом организация и проведение такой встречи предполагают несколько этапов³:

1. Определитесь с фреймом

Прежде чем созвать круг, вы должны определиться с фреймом — кого вы собираете, для чего вы собираете этих людей и предлагаете им рассказывать истории? На круг, в зависимости от цели, можно собрать текущих благополучателей проекта, проектную команду, будущих благополучателей с целью изучения их мнений, потребностей и т. п. Не ограничивайтесь историями непосредственных благополучателей. Подумайте о возможности участия в кругах историй, например, их родственников и других людей, которые могут также стать носителями важных историй о проекте.

Приглашая участников, сообщите им цель, например: «Мы собираемся позвать вас на небольшую встречу для того, чтобы вы и другие участники проекта послушали друг друга и поделились опытом, который вы уже успели получить в процессе его реализации».

³ Подробное описание данной модели можно найти в книге: Хатченс, Д. (2019). 9 техник сторителлинга. Москва: Попурри.

2. Найдите или создайте «третье место»

Если вы планируете провести круг историй очно, тогда следует найти место, которое способствует открытости и не является офисом организации, инициировавшей проект, или залом, где проходили мероприятия в рамках проекта. Это может быть поляна на свежем воздухе, уютный зал в антикафе или обычный рабочий кабинет. Главное здесь — отодвинуться от столов и сесть лицом друг к другу для эффекта полноценного присутствия.

Если нет возможности собрать участников очно — можно провести круг онлайн. Для этого подойдет любое приложение для удаленных встреч: Zoom, Google Meets и другие.

3. Разбейте всех участников на мини-группы

Лучше, чтобы участники работали небольшими группами по четыре-пять человек: так проще услышать историю каждого и ничего не упустить. Пусть в каждой мини-группе соберутся разные люди, выбранные случайным образом.

Чтобы услышать от людей истории, подумайте заранее о наводящих вопросах, которые помогут им вспомнить ключевые события. Запишите 2-3 таких вопроса на флипчарте, если проводите круг очно, или выведите на слайд презентации, если встреча проходит онлайн.

Далее дайте участникам краткую инструкцию: «Сейчас я покажу вам несколько вопросов-подсказок. Не спешите, внимательно прочитайте вопросы и вспомните одно событие с помощью одного из них. Событие не обязательно должно быть масштабным — оно может быть совсем небольшим и тем не менее несущим важный смысл».

4. Начните круг историй

Спросите участников, у всех ли получилось вспомнить конкретное событие. Если кто-то из участников качает головой, скажите, что истории часто рождаются в ответ на историю другого — а значит, как только начнется обмен, своя история тоже вспомнится. Далее выведите на экран краткую инструкцию по обмену историями. Она может выглядеть так:

• Первый рассказчик в группе делится своим воспоминанием. Другие участники внимательно слушают. На один рассказ — 5 минут.
• После этого слушатели откликаются на историю с помощью обратной связи. Какие для этого можно использовать предложения вы найдете ниже в этой статье — в параграфе про «Коллективный сбор урожая».
• Рассказчик говорит, что ему больше всего откликнулось в словах слушателей.
• Далее вы переходите к следующему рассказчику и продолжаете обмен историями.

Ниже мы рассмотрим, как превратить услышанные истории в кладезь ценных данных.

Вопросы-подсказки для поиска историй

Международный эксперт по стратегическому сторителлингу и автор книги «9 техник сторителлинга» Дэвид Хатченс (David Hutchens), который уже более 30 лет обучает лидеров организаций работать с историями, говорит: «Слова история и сторителлинг вызывают у многих людей оцепенение: «Какие истории?! У меня нет никаких историй!» Истории появляются естественным образом, и это происходит постоянно, но пытаться выудить их из людей — это все равно что звать застенчивого ребенка, который не желает выходить из своей комнаты. Иногда я вообще не использую термины история или сторителлинг. Порой лучше просто начать рассказывать истории, не привлекая внимания к тому факту, что мы этим занимаемся».

Поэтому в работе с историями вопросы-подсказки играют ключевую роль. Вот один из способов пригласить людей начать рассказывать: «Расскажите о случае / эпизоде / моменте / периоде из вашей жизни...»

Это классическая подсказка для поиска историй. Когда вы говорите: «Расскажите о...», то направляете внимание людей на линейный, временной континуум, где как раз и живут истории. Кроме того, такая формулировка подчеркивает факт, что мы ищем специфическое событие.

Для того чтобы услышать истории благополучателей о проекте, можно использовать следующие вопросы. Оговоримся, что с помощью них мы не программируем ответы. Эти вопросы необходимы для поиска точного, конкретного события на временной линии прошлого в памяти. Событие может быть совсем небольшим, даже крохотным изменением — тем важнее, если оно не затеряется, а вспомнится. Если кто-то из участников не может ничего вспомнить, предложите ему послушать других участников и тогда, скорее всего, ему тоже удастся вызвать из памяти конкретный эпизод. Если большинство участников не могут вспомнить ничего подходящего, тогда это хороший повод провести круг историй с авторами программы и понять, на что и как они хотели повлиять данной программой и каких результатов добиться.

• Расскажите о моменте, когда вы с улыбкой подумали: «Как же здорово, что этого стало больше / это стало происходить чаще!» Что происходило?
• Расскажите о случае, когда вы с удивлением и радостью подумали: «А ведь моя жизнь действительно в последнее время изменилась к лучшему и проект способствовал этим изменениям». Что конкретно изменилось? Как это происходило?
• Изначально мы не всегда уверены в том, что проект что-то даст — и это абсолютно нормально. Но порой в процессе мы убеждаемся, что он полезен для нас. Расскажите о моменте, после которого ваши сомнения в ценности проекта развеялись. Что происходило?

Чтобы услышать истории проектной команды и рассмотреть проект с их перспективы, можно использовать вопросы:

Расскажите о моменте, когда, выходя с работы, вы подумали с улыбкой: «Ради таких изменений я готов и бесплатно работать!» Что происходило?

• Вспомните о моменте, когда вам стало по-настоящему тепло на душе от того, что благодаря вашей работе и этому проекту жизнь другого человека стала хотя бы чуточку лучше. Что происходило?
• Не всегда работа приносит вдохновение — чаще случаются обычные рутинные дни. Вспомните момент, когда, работая в обычном режиме, вы вдруг почувствовали прилив вдохновения, потому что увидели/осознали, какую пользу ваша работа несет другим. Что вы увидели? Что происходило?
• Что недавно заставило вас гордиться своей организацией/командой? Поделитесь конкретным случаем, который помог вам почувствовать удовлетворение в конце дня — настолько, что вы не могли дождаться, когда расскажете об этом близким людям, супругу, другим членам семьи или друзьям.

Истории о моментах, которые нуждаются в корректировке, можно отыскать с помощью вопросов (их можно задать и благополучателям, и людям, которые работали над программой):

• Расскажите об эпизоде, когда, глядя на ход реализации проекта, вы подумали: «Вот это работает хорошо, а вот это надо бы сделать по-другому». Что вы заметили? Что происходило?
• Расскажите о случае, когда вы поняли, что в ходе планирования проекта, допустили ошибку / неправильно выбрали фокус, но эта ошибка помогла вам выявить нечто важное. Что происходило? К каким выводам вы пришли?
• Расскажите о моменте, когда вы осознали, что, к сожалению, проект не всемогущ и не может решить всех текущих проблем благополучателей. Как вы это поняли? На что вы обратили внимание? Что происходило?
• Расскажите об эпизоде, когда вы заметили, что проект работает не так, как вы ожидали. Что происходило? Какие ваши ожидания не оправдались?
• Расскажите о случае, когда вы увидели, что проект, решая одну проблему, выявляет другую — более глубокую проблему, о которой вы ранее не задумывались. Что происходило? Как вы это заметили?
• Расскажите о моменте, когда вы, глядя на ход реализации проекта, осознали, что некоторые его элементы идут во вред благополучателям и вы с грустью подумали: «Получается, мы одно лечим, а другое калечим». Что происходило?

Чтобы с помощью потенциальных благополучателей исследовать, какие изменения необходимы, можно использовать вопросы:

• Расскажите о случае, когда вы увидели, как кто-то поступает определенным образом и у вас возникала мысль: «Жизнь стала бы намного лучше, если бы все поступали так же». Что происходило?
• Расскажите о моменте, когда, наблюдая за происходящими вокруг событиями, вы подумали: «Все было бы иначе, если бы у этих людей было вот это!». Что происходило?
• Расскажите о моменте, когда вы увидели что-то замечательное в другой сфере, отрасли или компании и подумали про себя: «Вот будет здорово, если и у нас появится что-то подобное!». Что происходило?

Отметим, что в приведенных выше примерах за подсказкой «Расскажите о...» следует вопрос «Что происходило?». Он может показаться ненужным, но такой вопрос помогает сориентироваться и отыскать в памяти конкретное событие вместо обобщений.

Storymaking: превращаем истории в данные и смыслы

Чтобы рассказанные истории превратились в кладезь ценной информации, пригодной для анализа и оценки, можно использовать простой метод, основанный на принципах, разработанных фасилитатором и консультантом по работе с историями Мэри Элис Артур. Метод называется Collective Story Harvesting⁴ («Коллективный сбор урожая»).

⁴ Collaboratio Helvetica. Collective Story Harvesting. Retrieved from: https://collaboratiohelvetica.ch/en/blog/collective-story-harvesting/. (accessed: 17.11.2023).

Эта модель позволяет участникам немедленно отреагировать на историю, взяв на себя функцию создателей смысла. Таким образом, «урожаем» становятся результаты группового анализа, в ходе которого участники начинают извлекать на поверхность смысл, скрытый не только внутри историй, но и между ними⁵.

⁵ Ранее в журнале мы рассказывали о другой методике с похожим названием, которая позволяет выявить изменения, к которым привел оцениваемый проект или программа. Подробнее можно прочитать здесь: Кошелева, Н. (2023). Как правильно «собрать урожай»: использование методики Outcome Harvesting в оценке проектов. Позитивные изменения, 3(2), 48-53.

Ниже расскажем, как это работает.

Предположим, что у вас круг историй из пяти участников. Когда один выступает в роли рассказчика, остальные становятся слушателями. Однако они могут перестать быть пассивными «получателями историй» и превратиться в активных создателей смысла — «сборщиков урожая».

Эта роль заключается в том, чтобы извлекать смысл из содержания истории. Эта функция поначалу немного пугает участников, но на самом деле она довольно проста. Участнику нужно просто высказывать обратную связь на услышанный рассказ. Например так:

• Сильнее всего в этой истории мне откликнулся момент, когда…
• Услышав эту историю, я подумал, что главное, что изменилось….
• Эта история заставила меня задуматься о…
• После этой истории я думаю, что проект привносит в жизнь людей не только …, но и…
• Услышав эту историю, я теперь думаю, что мы могли бы еще сделать / нам может помочь…

Сценарий завершения вашего круга историй может выглядеть следующим образом. Если в группе пять человек, у вас будет пять рассказов. После кругового обмена историями задайте вопрос, который поможет участникам понять, что, на их взгляд, им следует извлечь из историй, например: «О каких неожиданных результатах программы вы услышали?», «Какие новые пути решения вы теперь видите?»

Далее пусть каждый участник, в том числе рассказчик, запишет на стикерах по одной важной мысли, которую он извлек из каждой истории. В результате получается пять стикеров. То же самое сделайте с историей каждого участника круга. В итоге у группы соберется 25 стикеров, на каждом из которых будет записана одна большая идея.

Предложите участникам разместить свои стикеры на флипчарте или онлайн-доске. Скажите, что их нужно сгруппировать по принципу сходства, а потом определить, какая большая тема объединяет заметки в каждой из этих групп.

Завершить сессию можно вопросами: «Какие большие темы мы выделили?», «Что из услышанного вас удивило?», «Что нового эти сведения сообщают о проекте?», «Что необходимо дальше делать с этими выводами?».

Что еще помогают делать истории?

С помощью историй можно не только подводить итоги работы программы или собирать данные о результатах проекта. Работа с историями может быть полезна для некоммерческих организаций, чтобы:

1. Формировать культуру организации и усиливать вовлеченность

Например, подсказки типа «Расскажите о случае, когда вы гордились поступком вашего коллеги / результатом вашей команды…», помогают найти «закопанное золото» — самые лучшие примеры повседневной деятельности вашей организации, о которых вы могли даже не задумываться.

2. Презентовать проекты потенциальным партнерам и инвесторам

Для поиска нужных историй могут оказаться полезными вопросы-подсказки: Расскажите о трудности, с которой вы столкнулись и подумали про себя: «Я не могу этого исправить для себя / для этого человека, но я постараюсь сделать так, чтобы меньше людей столкнулись с этим» и эта мысль превратилась в ваш проект. Что происходило?

Расскажите о случае, в котором вы отчетливо почувствовали, что вам просто необходимо изменить что-то в жизнях других, и это изменение стало основой для вашего проекта. Что происходило?

3. Исследовать вместе с командой ваш путь развития

Вспомните о случае из вашей работы, когда вы почувствовали, что не просто вышли из зоны комфорта, а шагнули в неизведанное. Что происходило? Как вы набрались храбрости сделать такой шаг?

Вспомните о случае, после которого вы почувствовали, что вы двигаетесь вперед, хотя раньше вам казалось, что вы стоите на месте. Что привело вас к этому ощущению движения? Что происходило?

4. Укрепить командное взаимодействие

• Расскажите о моменте, когда вы вдруг ясно почувствовали, что вы не один боретесь с трудностями, вы с командой делаете это все вместе. Что происходило? Как вели себя ваши коллеги/единомышленники? Как вы себя почувствовали?
• Расскажите о моменте, когда вы неожиданно поймали себя на мысли: «С этими людьми хоть на край света, хоть в разведку!» Что происходило? О ком вы подумали?

5. Найти способы повысить эффективность работы

• Вспомните о случае, когда вы оказались способны на большее, чем сами ожидали. Что происходило? Что помогло вам справиться? Что вы можете сделать, чтобы вокруг вас этого «чего-то» стало больше?
• Вспомните о случае, когда вы искренне гордились тем, как поступил член вашей команды в ситуации, когда он вполне мог бы поступить иначе. Что происходило? Как вы можете помочь вашей команде чаще проявлять себя именно так?
• Подумайте о рабочем дне, когда вы чувствовали максимальную сосредоточенность на делах и чувствовали, что ничто не может вас отвлечь. Что помогло вам фокусироваться на главном? Как вы можете помочь себе сохранять такой фокус в работе?
• Подумайте о времени, когда вы чувствовали себя на пике и ваша батарея телесной энергии была заряжена на полную. Что помогло вам поддержать себя? Как вы можете опереться на этот опыт сегодня?

Storytelling: рассказываем сильные истории

Итак, истории услышаны, «урожай» собран и переработан. Наверняка, среди прочих вы услышали те самые истории, которые несут важные смыслы о вашей программе, работе, организации. Самое время рассказать об этом другим. Какие приемы помогут сделать истории сильными и запоминающимися? Обратимся к примеру Charity: Water⁶ — некоммерческой организации, которая помогает обеспечить чистой питьевой водой людей в развивающихся странах. Charity: Water давно и успешно применяет сторителлинг и вот как это делает:

6 Charity: Water. (2023). Retrieved from: https://www.charitywater.org/. (accessed: 17.11.2023).

1. Побуждение к действию

Каждая история, которую рассказывает организация, предлагает возможность действия — поделиться в соцсетях, сделать пожертвование или вдохновить людей принять участие в благотворительном проекте. Подумайте, почему вы рассказываете свою историю? Какого результата ожидаете? Все причины, как правило, сводятся к тому, что вы хотите, чтобы люди что-то узнали, что-то сделали или почувствовали.

2. Фокус на конкретных людях

Типичный питч некоммерческой организации фокусируется на статистике — в случае чистой питьевой воды вы можете услышать факт, что почти 700 млн человек не имеют доступа к безопасной чистой воде для питья. Но факты не запоминаются, как истории.

В одном из рассказов Сharity: Water девушка из Нигера, которую зовут Аисса Мару, совершает поездки к местному колодцу шесть раз в день: с помощью ручной веревки она забирает одно ведро воды за раз. Однажды, когда она поставила ногу на край колодца, чтобы поднять ведро, ее ребенок, сидящий в переноске на спине, неожиданно сдвинулся, и Мару вместе с малышом упали в цементный колодец. Соседи смогли достать девушку и ее ребенка из колодца, и после того как Мару поправилась, она снова продолжила пользоваться колодцем. Ее история и фотографии помогают легче понять и запомнить, какова жизнь людей без доступной питьевой воды.

3. Понятный контекст

Во время поездки в Камбоджу сотрудник организации встретил женщину по имени Куен Лип, которая взяла в долг 1000 долларов, чтобы облицевать колодец на своем заднем дворе. Лип зарабатывает всего около 480 долларов в год, а поскольку ее муж болен, она является единственным кормильцем в доме. Несмотря на это, женщина была готова взять в долг ради чистой воды для своей семьи. Теперь, однако, у нее есть новый фильтр, предоставленный организацией, который очищает воду. Стоимость фильтра — всего 65 долларов, но, рассказывая историю Лип, становится понятно, насколько для нее ценен этот подарок.

4. Конфликт и изменение

История — это всегда рассказ о трансформации. Было так, но потом что-то пошло не как обычно, нам пришлось действовать по-новому и в итоге стало вот так.

Что происходило в начале? Что пошло дальше не как обычно? Какие силы внезапно активизировались против меня/нас? И как теперь поступить?

Во многих историях НКО конфликт может быть облечен в форму дефицита средств или непонимания со стороны властей. Но копните глубже: возможно, вы обнаружите, что истинным источником конфликта часто являемся мы сами — наши убеждения и привычки поведения, которые теперь должны измениться.

И напоследок…

Кто-то может сказать, что истории никому не нужны. Что нужны только результаты, цифры, эффективность, стратегия, изменения. Но именно работа с историями помогает людям, командам и организациям прояснять смыслы и цели, мотивировать, создавать уникальные программы, вдохновлять и сопровождать изменения, транслировать ценности и передавать опыт.

Самое главное, что истории — это приглашение в жизнь другого человека. Истории помогают выстраивать по-настоящему глубокие, искренние отношения между людьми, потому что позволяют прожить чужой опыт и рассказать о том, кто мы, во что мы верим, что для нас важно и зачем мы делаем то, что делаем. А сейчас, как никогда, важно слышать друг друга и видеть друг в друге людей.

Благодарности: Основателю Академии Historia, члену совета директоров в Storytelling in Organizations Артему Мушину-Македонскому и CEO The Storytelling Leader Дэвиду Хатченсу за вдохновение и идеи для написания этой статьи.

Анна Ермягина

Партнер и консультант Академии Historia, тренер по сторителлингу в бизнесе

Storymining

How Stories Enhance Impact Assessment, and Their Wider Applications in Social Design

While most people tend to view storytelling as a marketing tool primarily aimed at crafting captivating narratives to capture attention, experts with years of experience in working with stories believe that its utility goes far beyond this narrow perception. Storytelling in impact assessment has emerged as a prominent trend in recent years. Notably, the 2023 conference of the American Evaluation Association (AEA) was dedicated to exploring the profound impact of stories. In this article, we delve into transforming stories into valuable data and insights, and the diverse ways in which storytelling can be harnessed social project and program assessment.

The power of story

When discussing impact assessment, it is hard to ignore the power of change stories — narratives that depict how the lives of beneficiaries, stakeholders, and interested parties have evolved. These are the stories of individuals affected by project intervention, which marked the beginning of something important and novel, serving as a catalyst for significant transformations. While assessing immediate results provides us with only faceless figures — the number of events, people, views, and so forth — what sets impact assessment apart is our endeavor to uncover the stories of change in the lives, health, and well-being of specific individuals, families, communities, sometimes even entire regions or countries.

It is therefore no coincidence that the American Evaluation Society dedicated its conference, held from October 9th to 14th this year, to stories, or more precisely, to the power of stories.¹ “The shortest distance between two people is a story” echoed as one of the conference’s key messages. Other insights from the conference included “Equality is a principle, inclusion is an action, diversity is a fact,“ “History is what’s unfolding right now,” and “Artificial Intelligence serves us, not the other way around.”² Nonetheless, the majority of this year‘s sessions revolved around contemplating the contribution of storytelling to the comprehension and process of project assessment, as well as delving deeper into the utilization of storytelling and its advantages.

¹ American Evaluation Association. (2023). The Power of Story. Retrieved from: https://www.evaluationconference.org/. (accessed: 17.11.2023).

² These insights from the American Evaluation Association’s conference were shared by Intention 2 Impact, LLC: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7122250239201132544/ (In the Russian Federation, access to the site is limited, the site is included in the “Register of violators of the rights of personal data subjects”).

The aforementioned phrase, which served as the conference’s guiding theme, belongs to the American writer Patti Digh. It encapsulates the notion that by sharing our stories with one another, we can gain a deeper understanding of our fellow individuals and grow closer connections with them.

The stories we exchange serve as direct reflections of the events occurring in our lives, as well as our interpretations and attitudes towards these happenings. What could be a more perfect resource for use in evaluating social projects and programs?

When we refer to stories for impact assessment, we are talking about brief narratives of individuals’ experiences related to a project, event, or specific activity. By “mining” such stories, we are able to look at the project from the beneficiaries’ perspective, highlighting associated effects and social outcomes. It also helps us comprehend the motivations, values, emotions, and other factors that have influenced the outcomes. Why is this essential? Stories aid in discerning why these changes do or do not transpire, as well as understanding the mechanisms behind their achievement.

During the assessment process, it is also crucial for data collection to be as comfortable and trust-building as possible — ideally resembling a heartfelt conversation. One effective tool for achieving this is the story circle — a group gathering where participants openly share their personal narratives with one another.

Storymining: mining valuable stories

From a technical standpoint, a meeting following the “story circle” model is quite simple: participants sit down in a circle, facing one another, and then take turns sharing their stories. However, organizing and conducting such a gathering involves several key steps:³

1. Define your framework:

Before convening the circle, it is essential to define your framework — who you are bringing together, why you are assembling these individuals and invite them to share their stories. Depending on your goals, the circle can include current project beneficiaries, the project team, or future beneficiaries to gain insights into their opinions and needs, among other aspects. Do not limit yourself to the stories of direct beneficiaries. Consider the possibility of involving other participants, such as their relatives and others who may also have significant stories to share about the project.

When inviting participants, communicate the purpose clearly. For example: “We are inviting you to a small gathering where you and other project participants can listen to each other and share your experiences gained during the project.”

3 A detailed description of this model can be found in the book: Hutchens, D. (2019). Circle of the 9 Muses: A Storytelling Field Guide for Innovators and Meaning Makers. Moscow: Potpourri.

2. Find a “third place,” or create one

If you are planning to conduct the story circle in person, it is essential to identify a location that fosters openness and does not resemble the office of the project organization or the venue where typical project activities had taken place. This location could be an outdoor setting like a lawn in the park, a cozy lounge designed for casual gatherings, or even just a regular meeting room. The key is to arrange seating in a way that encourages face-to-face interaction and active participation.

If a personal story circle gathering is out of the question, you can hold an online meeting instead, using any remote meeting application such as Zoom, Google Meet, etc.

3. Divide the participants into smaller groups

It is best to have participants work in small groups of four to five people, as this makes it easier to listen to everyone’s stories and ensures that nothing is overlooked. Make sure each small group is as diverse as possible, choosing its participants at random.

To motivate storytelling, prepare some guiding questions in advance to help them recall key events. You can write down two or three questions on a flipchart if the meeting is conducted in person, or display them on a presentation slide in case of a virtual meeting.

Then, provide a brief instruction to the participants: “I am going to show you a set of guiding questions. Take your time to read them carefully, and use any question to recollect a specific event. Remember, it doesn’t have to be a grand event — perhaps a small moment that still holds a significant meaning to you.”

4. Start the story circle

Ask the participants if everyone was able to recall a specific event. If anyone shakes their head, reassure them that stories often emerge in response to another person’s narrative. Once the sharing begins, their own story will likely come to mind. Next, present a brief set of instructions for sharing stories. It might look as follows:

• The first storyteller in the group shares a memory. Other participants listen attentively, each story being allotted five minutes.
• The listeners then provide feedback on the story. You can find suggestions for this in a later section of this article, titled “Collective Harvesting.”
• The storyteller reflects on what resonated most with them from the feedback received.
• Proceed to the next storyteller and continue the exchange of stories.

Later on, we will explore how stories you heard can be transformed into valuable data.

Guiding questions for uncovering stories

David Hutchens, an international expert in strategic storytelling and the author of “Circle of the 9 Muses: A Storytelling Field Guide for Innovators and Meaning Makers,” who has been training organizational leaders to work with stories for over 30 years, explains: “The words ‘story’ and ‘storytelling’ make many people freeze up and say, ‘What stories? I don’t have any stories!’ Stories emerge naturally all the time, but trying to coax them out of people is like coaxing a shy child out of their room. Sometimes I don’t use the terms ‘story’ or ‘storytelling’ at all. It is often better to simply start sharing stories without drawing attention to the fact that we are doing so.”

That is why guiding questions play a crucial role in working with stories. Here is one way to encourage people to begin sharing their stories: “Tell me about an incident / episode / moment / period from your life when…”

This is the textbook prompt for uncovering stories. When you say: “Tell me about…” you switch people’s attention to the linear, temporal continuum where stories exist naturally. Additionally, this phrasing emphasizes that we are seeking a specific event.

To hear the beneficiaries’ stories about the project, you can use the following questions. Let’s clarify that these questions are not meant to elicit scripted responses. Rather, they are designed to help pinpoint an exact, specific event along the timeline of the past in the participants’ memories. The event could be quite small, even a tiny change — all the more valuable if it is remembered rather than overlooked. If a participant cannot recall anything initially, suggest that they listen to other participants, and then, most likely, they will also be able to recall a particular episode. If the majority of participants are unable to recall anything suitable, it might be a good time to conduct a story circle with the program authors to understand their intentions regarding the program’s impact and the desired outcomes they sought to achieve.

• Tell me about a moment when you smiled and thought: “There is now more of this / this is happening more often! How great is that!” What was happening?
• Tell me about a case when you felt surprised and joyful, thinking: “My life has genuinely improved recently, and these changes have happened thanks to the project.” What specifically changed? How did it happen?
• Initially, we aren’t always certain whether the project will achieve anything — that is perfectly normal. However, sometimes during the process, we become convinced about its value. Tell me about a moment when your doubts about the project’s worth were dispelled. What was happening?

To hear the project team’s stories and to assess the project from their viewpoint, you can use the following questions:

• Describe a moment when you were leaving the office at the end of the day and you thought with a smile: “I’d be willing to work for free just to see these changes take place!” What was happening?
• Recall a moment when you genuinely felt warmth in your heart because a person’s life improved, even if a little bit, thanks to your work and this project. What was happening?
• Work doesn’t always bring inspiration — most days bring nothing but routine. Think of a time when you suddenly felt a surge of inspiration amidst the daily routine, because you saw/realized the benefit your work was bringing to others. What did you see? What was happening?
• Think of something that made you proud of your organization/team recently. Share a specific instance that left you feeling so satisfied that you couldn’t wait to tell your loved ones, spouse, other family members, or friends.

Use the following guiding questions to reveal stories about moments that require adjustment (these can be asked both to beneficiaries and to the program team members):

• Tell us about an episode when, as you observed the progress of the project, you thought: “Everything is working well, but this one aspect should be approached differently.” What did you observe? What was happening?
• Think about an instance when you realized that a mistake had been made in the project planning, or the wrong focus was chosen, but this error helped you identify something significant. What was happening? What conclusions did you draw?
• Describe the moment when you recognized that, regrettably, the project wasn’t omnipotent and could not address all the current issues faced by the beneficiaries. How did you come to this realization? What did you take notice of? What was happening?
• Tell us about an episode when you noticed that a project wasn’t working as well as you had expected. What was happening? What are your expectations that have not been met?
• Relate a time when you saw that the project, while addressing one problem, brought to light another, more profound issue that you hadn’t previously considered. What was happening? How did you notice it?
• Share a moment when you were looking at the progress of the project and recognized that some of its components were adversely affecting the beneficiaries, leading you to think sadly: “It seems we are solving one thing while harming another.” What was happening?

To explore the demand for change among prospective beneficiaries, the following questions can be used:

• Describe a situation where you observed someone acting in a particular manner, leading you to think: “Life would be so much better if everyone did the same.” What was happening?
• Share a moment when you were observing events in your surroundings and thought: “Things would be different if these people had access to this!” What was happening?
• Recall a moment when you witnessed something remarkable in another field, industry, or company, and pondered: “It would be fantastic if we could have something similar!” What was happening?

Please note that in the examples above, the introductory phrase “Tell us about…” is followed by the question “What was happening?” This may appear redundant, but it helps individuals focus on and recall specific events from their memories rather than providing generalizations.

Storymaking: turning stories into meaningful data

To transform the stories into valuable insights for analysis and assessment, you can employ a straightforward method based on the principles developed by facilitator and story activist Mary Alice Arthur. The method is called Collective Story Harvesting.⁴

⁴ Collaboratio Helvetica. Collective Story Harvesting. Retrieved from: https://collaboratiohelvetica.ch/en/blog/collective-story-harvesting/. (accessed: 17.11.2023).

This model empowers participants to actively engage with the stories, taking on the role of meaning creators rather than passive listeners. Consequently, the “harvest” is the collective outcome of group analysis, wherein participants unearth not only the implicit meanings within individual stories but also the connections between them.⁵

⁵Earlier in the Journal, we described another methodology with a similar name that identifies the changes that the project or program being evaluated has brought about. You can read more about it here: Kosheleva, N. (2023). Harvesting done right: the use of Outcome Harvesting method in project evaluation. Positive Changes Journal, 3(2), 48-53.

Here is how it works.

Imagine you have a story circle with five participants. One participant acts as the storyteller, and the other four listen attentively. However, they can transition from being passive “story recipients” to active “harvesters” of meaning.

The role of a harvester involves extracting meaning from the content of the story. This role might initially seem intimidating to the participants, but it is actually quite straightforward. Harvesters provide feedback on the story they have just heard. For example:

• What struck me most in this story is…
• Hearing this story made me think about the primary change, which is…
• This story prompted me to contemplate…
• Following this story, I now believe that the project contributes not only to … but also to …
• Having heard this story, I now think we could do more, or it might assist us in…

To conclude your story circle session, consider this approach: In a group of five people, you’ll have five stories. After the circle has been completed and all the stories have been shared, pose a question that guides participants to reflect on what insights or lessons they have extracted from the stories. For instance: “What unexpected outcomes of the program have you discerned?,” or “What novel solutions do you now envision?”

Next, ask each participant, including the storyteller, to record one significant idea they had gleaned from each story on individual sticky notes. This will yield five stickers for each participant. Repeat this process for the stories shared by each member of the circle. In the end, the group will have accumulated a total of 25 stickers, each bearing a key idea.

Encourage the participants to arrange their stickers on a flipchart or an online whiteboard. Instruct them to cluster the stickers based on common topics or ideas and then identify the overarching themes that unify the notes in each group.

Conclude the session with open-ended questions to facilitate discussion and reflection, such as: “What are the major themes that have emerged from our analysis?,” “What aspects of what you heard surprised you?,” “What new insights do these findings provide about the project?,” “What action steps or further exploration do you believe these insights point toward?”

What else do stories help you do?

Stories can be used to do more than just summarize program performance or gather data on project outcomes. They can be a powerful tool for nonprofit organizations in various ways:

1. Cultivating organizational culture and engagement

For instance, guiding questions such as “Share a moment when you felt proud of a colleague’s actions or your team’s achievements…” unearth hidden gems — the finest examples of your organization’s everyday endeavors that may have otherwise gone unnoticed.

2. Presenting projects to potential partners and investors

The following guiding questions can be helpful in locating the right stories:

• Describe a challenge you encountered, that made you think: “I may not be able to change this for myself or for this person, but I will strive to prevent others from facing this”, and that thought later materialized in your project. What was happening?
• Tell us about a case in which you clearly felt that you just had to make a difference in other people’s lives, and that change became the foundation for your project. What was happening?

3. Exploring your development journey alongside your team

• Recall an experience from your work where you felt that you didn’t just go outside your comfort zone but actually ventured into uncharted waters. What was happening? How did you muster the courage to take that step?
• Think of an incident that made you feel you were moving in the right direction, after believing you were in a stalemate. What brought forth the sense of movement? What was happening?

4. Strengthening team collaboration

• Share a moment when you distinctly felt that you and your team were in this together, tackling challenges as one. What was happening? How did your colleagues/teammates behave? What did you feel?
• Tell us about a moment when you suddenly caught yourself thinking: “These are the people I would share a foxhole with!” What was happening? Who were you thinking of?

5. Enhancing work efficiency

• Think of a time when you surprised yourself by achieving more than you had expected. What was happening? What helped you cope? What can you do to surround yourself with more of that?
• Think of an instance when you were genuinely proud of the way your team member acted in a situation where they might well have done otherwise. What was happening? How can you help your team exhibit this exact behavior more often?
• Think about a day in your work when you felt most focused on things and felt like nothing could distract you. What helped you focus on the most important things? How can you help yourself maintain that focus in your work?
• Reflect on a time when you felt at your best, your physical and mental energy fully charged. What contributed to this state, and how can you draw from that experience today?

Storytelling: crafting impactful narratives

So, you’ve heard the stories, gathered and processed your “harvest.” Among them, you’ve likely encountered some that carry significant meanings about your program, your work, and your organization. It is now time to share these stories with others. What techniques can help make them more impactful and memorable? Let’s look at the example of Charity: Water,6 a nonprofit organization dedicated to providing clean drinking water to people in developing countries. Charity: Water has been using storytelling effectively, and here’s how they do it:

1. Inspiring Action

Every story told by the organization offers an opportunity for action — whether sharing on social media, making a donation, or motivating people to participate in a charitable project. Consider why you are sharing your story. What results do you expect? Typically, the reasons boil down to wanting others to learn something, take action, or evoke certain emotions.

2. Focusing on Specific Persons

A typical nonprofit pitch focuses on statistics — in the case of clean drinking water, you might hear the fact that nearly 700 million people do not have access to safe clean water. But facts aren’t remembered as well as stories.

So Charity: Water tells the story of Aissa Marou, a woman who lives in Niger, makes trips to a local well six times a day, where she uses handmade rope to collect water, one bucket at a time. One day, as she perched her foot on the edge of the well to pull the bucket up, her baby — held in a carrier on her back — unexpectedly shifted, and both she and the baby fell into the cement well. Her neighbors saved both lives, but after Marou recovered, she still had to keep using the well. Her story — and photos — make it easier to understand, and remember, what life without a faucet can be like.

3. Providing Clear Context

During a visit to Cambodia, an employee of Charity: Water encountered a woman named Kuen Leap who took out a $1,000 loan to line the well in her backyard. Leap only earns around $480 in a year — and because her husband is ill, she is the sole provider for her family. But clean water was so important to her that she was willing to take out the loan. Now, however, she has been provided a new device that purifies her family’s water, so it doesn’t matter if the well is lined. It cost just $65 — but telling Leap’s story helps illustrate how much more she values it.

4. Highlighting Conflict and Transformation

Every story is essentially a narrative of transformation. It begins with a situation, something goes awry, and a new approach is required, leading to a resolution.

What was happening at the start? What happened next that wasn’t business as usual? What forces have suddenly become active against me/us? What do we do now?

Stories often involve conflicts, which in many NGO narratives may manifest as financial shortages or challenges with authorities. However, digging deeper, you may discover that the real source of conflict often lies within — in the form of our own beliefs and behavioral patterns that need to evolve.

And finally…

Some may argue that stories are of no importance, that only results, numbers, efficiency, strategy, and change matter. However, it is the engagement that stories bring along that helps individuals, teams, and organizations clarify their meanings and goals, motivate, craft unique programs, inspire, and guide change. They serve as a vehicle to convey values and share experiences.

Most importantly, stories extend an invitation into another person’s life. They facilitate the building of deeper, more authentic relationships among people — simply because they enable us to live through someone else’s experiences and communicate who we are, what we believe, what holds significance for us, and why we do what we do. Now, more than ever, it is crucial to listen to one another and recognize the humanity in each other.

Special thanks: I extend my gratitude to Artem Mushin-Makedonsky, Founder of Historia Academy, Board Member at Storytelling in Organizations, and David Hutchens, CEO of The Storytelling Leader, for inspiration and ideas for writing this article.

Anna Ermyagina

Partner and Consultant, Historia Academy, trainer on storytelling in business

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl